Depuis que le référentiel national qualité Qualiopi est apparu en 2019, il est conseillé de formaliser une procédure de formation afin de répondre correctement aux indicateurs.
Cela permet de visualiser l’ensemble des étapes « avant, pendant, après » la formation. Voici quelques questions pour démarrer votre procédure de formation.
Statut du formateur
Que vous soyez indépendant ou organisme de formation avec plusieurs formateurs (internes et/ou externes), la procédure de formation va s’adapter à votre statut.
En étant indépendant, vous maitrisez toutes les étapes de bout en bout (conception, réalisation, évaluation, amélioration).
En étant un organisme avec plusieurs formateurs et assistantes administratives, vous devez impliquer toutes les parties prenantes dans votre procédure. Les personnes vont s’approprier chaque étape et connaitre les fonctions et rôles de chacun.
Type de formation : catalogue ou sur mesure
Si vous dispensez des formations « catalogue » ou « sur-mesure », cela va impacter l’étape conception de votre formation.
Formation catalogue
La formation s’adresse à différents publics. Les objectifs pédagogiques sont déjà définis et votre programme est prêt à être diffusé. Il ne reste qu’à préciser comment vous vérifiez l’adéquation entre le besoin du client et les objectifs de votre formation.
Formation sur-mesure
La formation est créée à la demande d’un client. Les objectifs pédagogiques sont à définir avec le client. Pour cela, vous devez donc passer par un cahier des charges et l’expliquer dans votre procédure.
Lister tous les documents
Durant la création de votre procédure, vous êtes en capacité de connaitre tous les documents à formaliser et à mettre en œuvre, de façon chronologique. Il est important de connaitre leur classement dans l’arborescence pour qu’ils soient accessibles à tous.
Définir qui fait quoi
A l’aide d’un logigramme, la procédure va indiquer :
- les personnes impliquées à chaque étape (Qui)
- les données d’entrée et de sortie (Quoi) : ce sont les documents à utiliser et les actions à produire
Destinataires de la procédure de formation
Votre procédure de formation devient la pièce maitresse de l’organisation que vous souhaitez mettre en place. Il est important de diffuser ce document aux parties impliquées et, à termes, pour tout nouvel arrivant dans votre organisme.
Conclusion
Ce document est la base pour répondre ensuite aux indicateurs du référentiel Qualiopi.